Tips para Oficiales de Cumplimiento - SAGRILAFT

Asuntos a tener en cuenta:

1. El oficial de cumplimiento es la persona natural designada por la empresa obligada encargada de diseñar, promover, desarrollar y velar por el cumplimiento del Sistema de prevención, actualización y mitigación del riesgo LA/FT/FPADM.

2. Con el fin de suplir las faltas temporales o absolutas del oficial de cumplimiento, la empresa obligada deberá evaluar la posibilidad de designar un oficial de cumplimiento suplente, quien deberá reunir los mismos requisitos académicos y de experiencia, y desempeñar las mismas funciones del principal.

3. La gestión efectiva del SAGRILAFT exige que el oficial de cumplimiento cuente con conocimientos y herramientas, dentro de las que destacamos:

• Tener a su disposición los recursos humanos, técnicos y operativos necesarios para la ejecución de sus funciones.
• Conocer la empresa, su estructura, su composición accionaria, beneficiarios finales, administradores, empleados, contratistas y demás personal que trabaje directa o indirectamente para ella.
• Conocer las operaciones de la empresa y la forma cómo las realiza; lo que incluye conocer los canales transaccionales, los contratos y el personal, con el fin de detectar posibles situaciones del riesgo LA/FT/FPADM.
• Conocer los futuros y nuevos proyectos de la empresa, previendo los riesgos que puedan presentarse en materia de LA/FT/FPADM, realizando una oportuna debida diligencia desde antes de que la compañía emprenda un nuevo negocio, durante su desarrollo e inclusive durante su terminación y liquidación.
• Conocer la contabilidad y finanzas de la empresa, sus cuentas, actividad financiera, operaciones en activos virtuales y el manejo de efectivo.
• Tener comunicación directa con la junta directiva o el máximo órgano social.
• Estar al tanto de las novedades que se presenten dentro del ente empresarial, tales como la vinculación de nuevos socios o personal o la realización de negociaciones con PEPs o cualquier otra de la que puedan derivarse señales de alerta respecto del LA/FT/FPADM.
• Tener el respaldo de los órganos sociales y administradores para la realización de Reportes de Operaciones Sospechosas -ROS- a la UIAF o la presentación de denuncias a las autoridades competentes, según sea el caso.

4. La persona designada como oficial de cumplimiento, no puede ejercer a la vez cargos de administración, ni pertenecer a los órganos sociales, ni tampoco puede ser el revisor fiscal o el auditor interno de la empresa obligada.

5. El oficial de cumplimiento debe estar registrado en el SIREL de la UIAF como usuario de la Superintendencia de Sociedades, con el fin de realizar los Reportes de Operaciones Sospechosas y los AROS.

1 Circular Externa 100-000016 del 24 de diciembre de 2020 y sus modificatorias 100-000004 y 100-000015 de 2021.

Fuente:
Supersociedades